Economizando espaço e tempo: como a cultura ‘sem papel’ beneficia pequenas empresas

A transição para uma cultura “sem papel” tem se tornado cada vez mais comum nas empresas, independentemente do seu porte. Isso mesmo, agora é possível aderir essa cultura até mesmo nas pequenas empresas. Entenda como os pequenos negócios e empresas podem se beneficiar dessa cultura.

Muitas vezes, pequenas empresas são deixadas de fora dessa conversa por acreditarem que não assinam documentos suficientes para justificar a adoção de soluções digitais. 

Pensando nisso, veja como a cultura “sem papel” pode beneficiar pequenas empresas e como a utilização da assinatura eletrônica pode ajudá-las a economizar tempo e espaço, além de impulsionar o fechamento de vendas. 

Vamos também discutir as diferentes modalidades de assinatura eletrônica disponíveis e apresentar uma plataforma de assinatura eletrônica com um período de teste grátis.

O que é cultura ‘sem papel?

A cultura “sem papel”, também conhecida como “paperless culture” em inglês, refere-se a uma abordagem empresarial e organizacional na qual a utilização de papel é minimizada ou eliminada por completo. 

Também conhecido como empresa sem papel, essa é uma ótima opção para as pequenas empresas que desejam economizar e garantir ótimos benefícios para o seu negócio.

É uma mudança de paradigma que busca digitalizar e armazenar documentos eletronicamente, reduzindo ou eliminando a necessidade de uso de papel na rotina diária das empresas.

Isso inclui o uso de sistemas de gestão eletrônica de documentos, assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem, comunicação digital e outras soluções tecnológicas que facilitam a transição para um ambiente de trabalho digital.

Ao adotar a cultura “sem papel”, as empresas podem colher uma série de benefícios, como a redução de custos relacionados à impressão, armazenamento e transporte de documentos físicos. 

Além disso, a cultura “sem papel” contribui para a preservação ambiental, ao reduzir o consumo de papel, a emissão de poluentes e o impacto no desmatamento.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um mecanismo tecnológico que permite a autenticação e verificação da autoria de documentos ou transações eletrônicas. 

É uma forma eletrônica de assinatura que possui validade jurídica e proporciona segurança e integridade aos documentos assinados.

Ao contrário da assinatura física em papel, a assinatura digital é baseada em criptografia e utiliza chaves públicas e privadas para garantir sua autenticidade.

Quais são os benefícios da cultura ‘sem papel’ para pequenas empresas?

A adoção de uma cultura “sem papel” traz diversos benefícios para as pequenas empresas. Veja a seguir quais vantagens essa cultura pode oferecer para a sua empresa:

1. Economia de espaço físico

Um dos principais é a economia de espaço físico. Documentos em papel ocupam um espaço considerável nos escritórios, desde arquivos e armários até caixas e prateleiras. 

Ao eliminar o uso de papel, as pequenas empresas podem aproveitar melhor seu espaço, reduzindo a necessidade de armazenamento físico e tornando o ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.

2. Economia de tempo

Além disso, a cultura “sem papel” proporciona uma economia de tempo. Com documentos digitais, a busca por informações específicas se torna muito mais rápida e eficiente, sem a necessidade de folhear pilhas de papéis. 

Sem contar que a comunicação e o compartilhamento de documentos são agilizados, permitindo que as pequenas empresas economizem tempo valioso em processos burocráticos.

3. Aumento no fechamento de vendas 

Um dos benefícios mais impactantes da cultura “sem papel” é o aumento no fechamento de vendas. 

Ao adotar a assinatura eletrônica, as pequenas empresas podem acelerar o processo de assinatura de contratos, termos de adesão e outros documentos importantes. 

Com a assinatura eletrônica, os clientes podem assinar os documentos de forma rápida e conveniente, sem a necessidade de imprimir, assinar manualmente e enviar de volta por correio ou e-mail.

4. Modalidades de assinatura eletrônica

Existem diferentes modalidades de assinatura eletrônica disponíveis para atender às necessidades das pequenas empresas. 

Desde assinaturas digitais simples até soluções mais avançadas, como a assinatura biométrica, as opções são variadas. 

É importante escolher uma solução que ofereça validação jurídica e segurança adequada para garantir a integridade dos documentos assinados eletronicamente.

Plataforma de assinatura eletrônica com teste gratuito 

Uma plataforma de assinatura eletrônica recomendada para pequenas empresas é a Forsign. 

Ela oferece uma variedade de recursos, como assinaturas digitais, fluxos de trabalho personalizados e integração com outros sistemas empresariais. 

Além disso, a plataforma oferece um período de teste gratuito, permitindo que as pequenas empresas experimentem e avaliem sua eficácia antes de realizar um investimento completo.

Desse modo, a cultura “sem papel” envolve a adoção de tecnologias e práticas que permitem a criação, compartilhamento, armazenamento e gerenciamento de documentos de forma eletrônica. 

Conclusão 

A cultura “sem papel” traz benefícios significativos para as pequenas empresas, mesmo aquelas que não assinam uma grande quantidade de documentos. 

Além da economia de espaço físico e tempo, a adoção da assinatura eletrônica pode impulsionar o fechamento de vendas e simplificar processos burocráticos. 

Ao escolher uma plataforma de assinatura eletrônica adequada, as pequenas empresas podem desfrutar dos benefícios da cultura “sem papel” de forma acessível e eficiente. 

Não importa o tamanho da empresa, a transição para uma cultura “sem papel” é uma medida inteligente para economizar recursos e impulsionar o crescimento empresarial.