Governo de Minas Gerais adota a tramitação eletrônica de documentos

Em 2016 foram gastos pelo Estado cerca de R$ 950 mil com a utilização de malote, R$ 3 milhões com serviços diversos dos correios, além de R$ 1,9 milhão com a guarda de documentos somente das secretarias e órgãos sediados na Cidade Administrativa. Esse custo tende a ser significativamente reduzido com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!MG) pelo Governo de Minas Gerais.

Todos os processos e documentos deixarão de existir em papel, passando a ser exclusivamente eletrônicos, inclusive com assinatura digital. O decreto que dispõe sobre o uso do SEI-MG no âmbito do poder executivo foi publicado no sábado (5/8), no Diário Oficial Minas Gerais, e o sistema será lançado para toda a administração pública na próxima sexta-feira (11/8), no Auditório JK.

O SEI!MG é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principal característica a eliminação do papel como suporte físico para documentos institucionais.

Processos de compras, ofícios e memorandos e processos financeiros, por exemplo, deixarão de ser impressos e passarão a ter tramitação exclusivamente digital.

Com o SEI!MG, a economia com impressão de documentos, guarda e gerenciamento dos acervos será significativa. Para se ter ideia, em 2016 o Governo de Minas Gerais gastou R$ 12,7 milhões com reprografia (serviços de impressão e locação de equipamentos) e outros R$ 12,5 milhões com aquisição de itens de escritório para produção de documentos (papel, pastas, formulários, capas de processo, envelopes, grampos, carimbos, dentre outros).

O sistema também tem como vantagem oferecer mais segurança, reduzindo o risco de perdas, extravios e destruição indevida de documentos e processos. O projeto ainda visa contribuir com a atuação mais eficiente do Governo, com a adoção de iniciativas que promovam a sustentabilidade econômica e ambiental.

“O SEI!MG é um avanço que não se resume apenas à tecnologia. É basicamente comportamento, mudança de atitude e de paradigmas, e confiamos que os servidores do Estado de Minas Gerais estão preparados para essa mudança”, diz o secretário de Estado de Planejamento e Gestão, Helvécio Magalhães.

Segundo a subsecretária de Gestão de Logística e Patrimônio, Dagmar Soares Dutra, ” toda a história da administração pública até aqui está registrada em papel, portanto, o que se inicia é uma nova história, uma nova mentalidade, um novo tipo de processo de trabalho e, por consequência, um novo tipo de servidor, que deverá se preparar para as possibilidades de um novo contexto”.

Dagmar explica que várias unidades poderão trabalhar ao mesmo tempo no mesmo processo, que tudo será mais transparente e que a economia com papel, impressão e armazenamento de documentos possibilitará a otimização do gasto público com vistas a gerar mais resultado para a sociedade.

“O Governo de Minas Gerais dá um passo importante na direção de uma visão de futuro de um Estado inovador, criativo e comprometido com a solução de problemas reais de sua comunidade e de todos que dele necessitam”, afirma o superintendente Central de Governança Eletrônica da Seplag, Rodrigo Diniz.

O superintendente explica que o SEI!MG não se encerra na tramitação de processos dentro do órgão, mas é também uma ferramenta para o cidadão. “O SEI!MG possui um módulo de peticionamento eletrônico de forma que o cidadão poderá iniciar um processo da sua casa sem ter que se deslocar a uma unidade administrativa do Governo. Dessa forma, não são apenas os processos internos do Governo que serão agilizados. O cidadão terá sua vida facilitada com a implantação do SEI!MG”, enfatiza Diniz.

A partir deste mês, o sistema passa a funcionar como projeto piloto em setores da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), Secretaria de Estado de Segurança Pública (Sesp), Advocacia-Geral do Estado (AGE), Fundação Centro de Hematologia e Hemoterapia (Hemominas), Corpo de Bombeiros Militar (CBMMG), Polícia Civil (PCMG), Polícia Militar (PMMG), Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (Semad), Agência Reguladora de Serviços de Abastecimento de Agua e de Esgotamento Sanitário (Arsae), Companhia de Tecnologia da Informação (Prodemge) e Departamento de Trânsito (Detran), com treinamento para cerca de mil servidores que serão os multiplicadores dentro dessas instituições e já estão aptos a utilizar a nova plataforma.

A implantação gradual visa possibilitar uma adequada avaliação de todas as suas etapas. A expectativa é que todo o Estado passe a usar o SEI!MG até meados de 2018.

 Sobre o SEI

A implantação do SEI não terá nenhum custo para o Governo de Minas Gerais. O sistema foi criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). O SEI é hoje ferramenta oficial do Governo Federal para implantação do Processo Eletrônico Nacional – PEN (http://www.planejamento.gov.br/pensei).

Devido às suas características inovadoras e ao sucesso da prática de cessão da ferramenta sem ônus para outras instituições, o SEI transcendeu a classificação de sistema eletrônico da Justiça Federal da 4ª Região e vem se tornando ferramenta presente em toda a administração pública, amparando-se em premissas altamente relevantes e atuais, tais como: a inovação, a economia do dinheiro público, a transparência administrativa, o compartilhamento do conhecimento produzido e a sustentabilidade.